Ecovadis问卷

2021-03-06 09:28

准备回答并提交文件

一、问卷填写:

1、填写问卷需要多久?

2、如果我需要更多的时间完成评估?

3、我应该准备什么来完成审核调查问卷?

4、其中一些问题我不知道如何来回答,应该怎么办?

5、点击提交后会发生什么?

6、在提交问卷以后,我是否还可以更改我的答案或添加文件?

7、如果没有提交问卷,会怎样?


二、文件与连接

1、我可以提供什么样类型的证明文件?

2、我可以删除之前评估上传的文件吗?

3、EcoVadis会保留我去年的评估文档/答案吗?

4、如果我不提交问卷的话我的文件怎么办?

5、对于微型公司的文件要求有任何更改吗?


一、问卷填写



1、填写问卷需要多久?

大概需要从几个小时到几天时间完成在线的问卷并上传所需的所有文件。这取决于贵公司的规模和企业社会责任的成熟度级别,以及您是否具有所有要求的信息(包括文件)。

2、如果我需要更多的时间完成评估?

如果贵公司需要延长提交截止期限,请在截止日期前尽快联系Ecovadis团队,我们客户体验团队会尽可能帮助到您。
如果问卷在截止日期前未被提交,问卷便会自动关闭,并且无权继续进入问卷作答或查看。但是,如果贵公司在问卷创建6个月内决定重新启动回答,建议您及时与EcoVadis支持团队联系,我们客户体验团队会根据实际情况,可能会重新开启问卷或者准备新的问卷,以便您可以完成评估流程。

3、我应该准备什么来完成审核调查问卷?

提前做好回答问题的准备可以节约时间并且使回答更加顺畅和快捷。以下是一些重要步骤:
(1) 邀请同事参与
您可能需要其他部门(例如人事部,质量部等)和高层的帮助。您可以为您的同事创建用户名并邀请他们参与问卷的回答。
(2) 提前搜集您公司的企业社会责任文件
除了回答问卷涵盖的问题部分(环境,社会,道德和可持续发展),您还需要为您的回答添加支持性文档作为证据。
支持性文档在评估中扮演着至关重要的角色。如果没有文件证据的话,我们不能保证能准确地评估您公司。

4、其中一些问题我不知道如何来回答,应该怎么办?

企业社会责任是这样一个多样性的话题,您可能不知道所有问题的答案。

在贵公司中,如果有合适的了解社会和环境实践的联系人是非常有帮助的。如果您不了解这个主题,您可以将这个问卷转给负责企业社会责任或可持续发展的同事,或者是负责质量管理,健康及安全问题的负责人。

如果问卷中的某些部分您需要帮助,你可以为您其他的同事创建用户名,我们的调查系统允许多个用户同时在线填写问卷。

5、点击提交后会发生什么?

在提交问卷后,贵司将会进入专家分析阶段。在这个阶段您的EcoVadis问卷将会被锁定,您将无法修改您的答案或上传新的文件。我们的CSR分析师正在评估您的答案和文件,并在分析后提供贵司的记分卡。
在平台上的控制面版,在页面顶部的评估进度条可以让您查看评估的状态。当贵司的EcoVadis记分卡发布后,您将会收到我们的电子邮件通知。

6、在提交问卷以后,我是否还可以更改我的答案或添加文件?

在您提交调查问卷后,您的问卷界面将被锁定,您不可以再更改答案或添加任何额外的文件。EcoVadis的CSR专家团队将开始分析审核您的答案和文件并颁布贵公司的企业社会责任记分卡。

7、如果没有提交问卷,会怎样?

EcoVadis需要您确认提交问卷,以便我们可以过渡到下一个阶段,EcoVadis分析师团队可以开始评估分析的过程。如果您最终不提交问卷,您所有的答案和文件将不会被考虑,视同您不参与客户所要求的企业社会责任审核。每个客户根据自己的实际情况应对的拒绝参与的贸易伙伴。

二、文件与链接

1、我可以提供什么样类型的证明文件?

您可以提供任何可以反映贵公司的CSR管理系统的正式文件以支持您在问卷内的答案。

以下是一些可提供的文件例子(仅供参考):企业社会责任管理程序,企业社会责任/可持续发展报告,社会责任审计报告,HSE安全与健康政策,商业道德准则/经营行为规范,员工手册,认证(ISO14001,OHSAS18001或其它),联合国全球契约进展情况通报,公司年度报告(内容需包含CSR管理信息)
所有文件需要符合以下要求:

文件内容与行业实际相关和完整的,并与评估范围是相关的;

以下是我们接受的文件格式:docx,.doc,.xls,.xlsx,.pdf,.odt,.ott,.sxw,.stw,.ods,.odp,.bmp,.txt,.html。 (请注意,这个“Adobe Acrobat Document”的文榴可能会导致无法成功上载。在这种情况下,请将文档保存为PDF才上传;

Ø 所有文件必须小于30MB;

Ø 请确保提供的所有文件已被及时更新或定期审查。对于政策和行动措施相关的文件有效期为8年,(超过有效期的文件将不会被分析;

Ø 可编辑格式:如果您的文档不是英语,法语,西班牙语,德语,中文或日文,请将它们编码为文字而不是图像。

不符合EcoVadis规范的文件举例:

Ø 单纯为了满足EcoVadis评估而创造的任何CSR承诺、行动或绩效反馈一律不被接纳。

Ø 不合理及大幅度的抄袭、引用其他机构或网上文件内容的合成文件一律不被接纳。

Ø 直接回应或延伸问卷调查问题的文件。

2、我可以删除之前评估上传的文件吗?

在完成新问卷时,删除之前评估上传的文件并不会为公司提供额外的文件空间。每个评估的文件数量上限为55个,先前评估的文档不包括在内。

在每个企业社会责任评估中分析过的文件构成了EcoVadis作为企业社会责任评估机构的审计跟踪记录。尽管文件可以被删除,但需要考虑以下影响。

v EcoVadis系统中删除的文件将永久删除,无法恢复。

v 如果删除的文件有效且与将来的评估有关,则需要将其重新上传到 EcoVadis 平台。

v 要从系统中删除了一个或多个支持性文件,我们的企业社会责任分析师将不能够再提供对于记分卡的任何说明。这样一来,当文件被删除时,我们的分析师将无法检查您查询的信息是否存在于评估中。请注意,这并不意味着记分卡的准确性会降低,但由于记分卡是根据一组文档以及从中提取的信息创建的,删除该文档意味着我们将无法对该内容进行额外的验证。

v 由于分析师将无法回答任何询问,也无法通知该账户的其他用户和您的贸易伙伴,您的记分卡顶部将添加一份免责声明,显示以下信息:

v “应**贵公司名称**要求,部分(或全部)文件已删除。因此,Ecovadis不能就此评分进行评论。如果您有关于该评分的疑问,请直接与**贵公司名称**联系。”

v 确认删除后,文件将在三十(30)个日历日内永久删除。

3、EcoVadis会保留我去年的评估文档/答案吗?

会的。在重新评估时,您的问卷中会预先填写了一些答案,大约百分之二十到五十(20-50%)。这些答案都是您在之前的评估中输入的,并与之前上传的文件一起提供,以节省您的时间。
由于EcoVadis不断努力改进我们的评估方法,我们一直在调整我们的调查问卷。因此,如果您的行业,公司规模和所在位置有任何新的或修改过的问题,这些答案都无法预填。例如,我们会提供新的答案选项或改进问题的措辞以帮助用户理解。此外,有关贵司KPI的问题通常不会预填,因为这些值会不断变化。
如果您想查看之前的问卷,请按照以下步骤操作:
1.访问 www.ecovadis-survey.com/app/
2.使用您的用户名(即您的邮箱地址)和密码登录。登录页面上还提供“Forgot your password?”链接给您重设密码。
3.在頁面左方点击"我的表现"。
4.在记分卡顶部选择记分卡发布日期。
5.点击右上方的“下载问卷”并以您的首选语言下载PDF版本

4、如果我不提交问卷的话我的文件怎么办?

如果您公司在最后的截止日期前没有把问卷和文件提交给我们的审核团队的话,EcoVadis便不能保证您的信息会被保存。EcoVadis希望您能在错过截至日期之前联系EcoVadis并要求延期,同时EcoVadis的支持团队会尽可能帮助到您。

如果问卷在设定的时间内未被提交,问卷便会自动关闭并且您将失去查看文件的权限。如果您之后选择继续审核并且在从问卷创建后的6个月内与EcoVadis支持团队联系,EcoVadis的团队能够重新开启问卷,以便您可以完成与提交审核。但是,即使在6个月的时间段内这也不能完全被保证,因此EcoVadis希望您能尽快与我们的支持团队联系。

六个月以后,EcoVadis会将关闭的问卷内的文件删除。此外,我们的方法论随着当前的法规和政策一直在更新,6个月后问卷很有可能会有新的变化。即使您的问卷被关闭或者您的文件被删除,您还是可以随时要求EcoVadis新开问卷便于您重新回答。

5、对于微型公司的文件要求有任何更改吗?

您提供的文件对于分析贵公司企业社会责任表现是相当重要的。

EcoVadis理解小型公司可能并没有像大型公司那样有完善的企业社会责任管理系统,因此相对没有可能那么多的正式文件。

请注意,我们对于员工人数不超过 25 人的企业定义为微型公司。

为了提高评级的可靠性,EcoVadis评估调查问卷是根据公司的规模、行业以及所在地调整内容的。这样只有与被评估公司相关的问题才会被纳入评估。

针对微型公司,EcoVadis欢迎公司提供非正式文件。可接受的文件例子包括:

- 未来企业社会责任项目的行动计划

- 员工培训证明

- 关于员工意识的内部通知电子邮件

- 购买环保标签产品的单据/发票