实用指南：如何撰写劳工与人权、环境、商业道德、可持续采购政策？
一、如何撰写劳工与人权政策
二、如何撰写环境政策
三、如何撰写商业道德政策
四、如何撰写可持续采购政策
一、如何撰写劳工与人权政策
1、什么是劳工与人权政策？
劳工与人权政策是 …
“一间公司公开表达会履行其尊重国际认可的劳工与人权标准责任的承诺。”
联合国全球契约(United Nations Global Compact, UNGC)之定义
劳工与人权政策为何重要?
政策是经过事先规划的行动方针，指导公司的日常运作以达到其设定的目标和指标。透过制定劳工与人权政策，可体现公司尊重人权的意向，并了解公司运作对社会造成的负面影响，从而采取措施以预防、减轻和解决相关问题。许多公司在他们的劳工与人权政策中均详细阐述了他们对这些议题的承诺以及如何进一步提升该方面的表现。即使已经获得证书或已经采取相关措施，实施社会管理体系时仍须具备劳工与人权政策，同时向内部及外部利益相关方表明将以负责任的方式管理其社会影响也至关重要。
摘 要 | ▪ 为公司目前的劳工与人权进行改善及提供指导框架 ▪ 将管理层和员工的责任并入所有业务范畴 ▪ 展示公司对于改善其社会绩效和人力资本的承诺 ▪ 将公司对于劳工与人权的使命、愿景和信念传达给员工和其他利益相关方 ▪ 咨询并回应内部及外部利益相关方对社会方面绩效的期望 |
效 益 | ▪ 让管理层和员工了解他们的角色和责任 ▪ 促进内部对于劳工与人权议题之学习、管理能力和领导力 ▪ 拥有可透过行动衡量之目标 ▪ 处理内部及外部利益相关方对相关社会议题的关注 ▪ 减少可能损害公司声誉的劳工与人权事件 ▪ 监测公司对社会的影响 |
根据公司所处的行业，这张图表列出了可视为对公司的经营有“重要性” (代表具相关性和显著性) 之关键社会因素。
注记: 公司应根据自身经营活动及实际状况进行“重要性分析”。
劳工与人权：什么对公司来说是具重要性的？
公司 规模 议题 | 小型 (100名员工以下) | 中型 (100—999名员工) | 大型 (1000名员工或以上) | |||
员工健康与安全 | ✓ | ✓ | ✓ | |||
工作条件 | ✓ | ✓ | ✓ | |||
社会对话 | 选择性 | ✓ | ✓ | |||
职业生涯管理与培训 | ✓ | ✓ | ✓ | |||
童工、强迫劳动与人口贩卖 | 非风险 国家 选择性 | 风险 国家 ✓ | 非风险 国家 选择性 | 风险 国家 ✓ | 非风险 国家 选择性 | 风险 国家 ✓ |
多元性、歧视与骚扰 | ✓ | ✓ | ✓ | |||
外部利益相关方 的人权 | 非风险 国家 选择性 | 风险 国家 ✓ | 非风险 国家 选择性 | 风险 国家 ✓ | 非风险 国家 选择性 | 风险 国家 ✓ |
注：选择性代表这些标准对公司并非最重要，但仍鼓励公司报告该方面的方针和措施。 | ||||||
2、如何制定劳工与人权政策？
制定劳工与人权政策的7个关键步骤：
1. 确定与公司相关 的劳工与人权议题 | ▪ 请参阅“劳工与人权政策应该包含哪些内容”图表(见上一页) ▪ 咨询利益相关方 ▪ 请参阅可持续会计准则委员会(Sustainable Accounting Standards Board, SASB)之重要性地图 ▪ 请参阅联合国全球契约之Guide on How to Develop a Human Rights Policy |
2. 针对确定的议题拟 定目标 | ▪ 拟定对劳工与人权绩效的承诺 ▪ 详细说明政策将会如何实施 例如：我们承诺为员工提供一个安全的工作环境，并保护他们免受工作间 的危险所伤害。如有需要，亦会为员工提供合适的安全设备。 例如：我们禁止基于种族、肤色、年龄、性别、性倾向、性别认同和表达 种族、宗教、残疾、工会会员资格或政治派别的歧视。 |
3. 确立目标达成之时 间表 | ▪ 设定量化目标：具体的、可衡量的、可实现的、实际的及有时间性的，同时也应与公司的商业经营范围相关 例如：2020年，降低职业安全事故率35％。 |
4. 委派责任 | ▪ 委派负责该政策的特定人员或单位 例如：健康、安全与环境主任；歧视和骚扰主任；健康与安全委员会。 |
5. 定义政策之适用范 围 | ▪ 明确政策适用范围 例如：全体北京总部员工；中国境内的所有作业地点。 |
6. 确定政策复查之频 率 | ▪ 劳工与人权政策通常需每年复查一次，以确保政策内容符合最新相关法规、 国际标准或趋势 ▪ 若经营活动有重大改变，公司的政策可能需要在定期复查之外进行更新 例如：此政策每年进行复查。下一个复查日期为 月 日 年。 |
7. 政策沟通 | ▪ 建立一份正式文件或将其纳入正式文件的独立章节 ▪ 由管理高层批署这份文件 ▪ 文件可提供大众查阅 例如：政策文件、企业社会责任报告、年度报告、进展情况简要通信 (Communication on Progress, COP)、行为准则等。 |
二、如何撰写环境政策
1、什么是环境政策？
环境政策是…
“一个公司对其整体环境绩效的动机和原则的声明，该声明为后续行动及环境目标之订立提供明确的框架。”
ISO 14001环境管理体系之定义
环境政策为何重要？政策是经过事先规划的行动方针，指导公司的日常运作以达到其设定的目标和指标。即使公司已经获得证书或已经采取相关措施，建立环境政策对于推行环境管理体系仍至关重要。透过环境政策，公司能向内部和外部利益相关方表明其将以负责任的方式管理其环境承诺。
摘 要 | ▪ 展示公司对于改善其环境绩效之承诺 ▪ 将公司对于环境的使命、愿景和信念传达给员工和其他利益相关方 ▪ 为公司目前的环境工作提供指导框架 ▪ 咨询并回应内部及外部利益相关方对环境绩效的期望 |
效 益 | ▪ 让员工了解他们的角色和责任 ▪ 促进内部对于环境议题之学习、管理能力和领导力的发展 ▪ 拥有可透过行动衡量之目标 ▪ 节约资源和能源，从而降低成本 ▪ 处理内部和外部利益相关方的环境问题 ▪ 减少可能损害公司声誉的环境污染事件 |
2、环境政策应该包含哪些内容？
根据公司所处的行业，这张图表列出了可视为对公司的经营有“重要性” (代表具相关 性和显著性)之关键环境因素。
注记: 公司应根据自身经营活动及实际状况进行“重要性分析”。
3、如何制定环境政策？
制定环境政策的7个关键步骤：
1. 确定与公司 相关的环境议题 | ▪ 请参阅“环境政策应该包含哪些内容”图表(见上一页) ▪ 咨询利益相关方 ▪ 请参阅可持续会计准则委员会(Sustainability Accounting Standards Board, SASB)之重要性地图 ▪ 请参阅全球报告倡议组织(Global Reporting Initiative, GRI) |
2. 针对确定的议 题拟定目标 | ▪ 拟定对环境绩效的承诺 ▪ 详细说明政策将如何被实施 例如：我们致力于透过鼓励回收和再利用来减少废弃物。我们打算开展针对 废弃物议题之倡议活动，以提高员工对废弃物回收的认识，并在我们所有的 办公室安置回收箱。 |
3. 确立目标达成 之时间表 | ▪ 设定量化目标：具体的、可衡量的、可实现的、实际的及有时间性的，同时也应与公司的商业经营范围相关 例如：到2020年， 能源消耗降低5％。 |
4. 委派责任 | ▪ 委派负责该政策的特定人员或单位 例如：企业环境委员会；能源和废弃物管理人员。 |
5. 定义政策之适 用范围 | ▪ 明确政策适用范围 例如：全体北京总部员工；中国境内的所有作业地点。 |
6. 确定政策复查 之频率 | ▪ 环境政策通常需每年复查一次，以确保政策内容符合最新相关法规、国际标准或趋势 ▪ 若经营活动有重大改变，公司的政策可能需要在定期复查之外进行更新 例如：此政策每年进行复查。下一个复查日期为 月 日 年。 |
7. 政策沟通 | ▪ 建立一份正式文件或将其纳入正式文件的独立章节 ▪ 由管理高层批署这份文件 ▪ 文件可提供大众查阅 例如：企业公开环境承诺、企业社会责任报告、年度报告或环境报告等。 |
三、如何撰写商业道德政策
撰写商业道德政策
商业道德政策，通常包括在企业行为准则、企业社会责任(Corporate Social Responsibility, CSR) 报告或年度报告等其他形式的政策文件中，描述行为的原则、价值和标准，以确立公司及其利益相关者间的互相信任。行为准则规定了公司的员工及其所有的合作伙伴在工作场所面临道德困境时必须遵守的规则。有效的行为准则不仅能控制风险，还表达出公司对公众利益的承诺。
1. 为什么公司需报告商业道德相关的议题？
影响商业关系的事件会因许多因素而持续演变，包括政策法规及社会经济方面的变数。在健全的商业行为准则/道德准则中常见当代的议题，包括但不限于：
a. 反贪污与贿赂
b. 反竞争和反垄断行为
c. 利益冲突
d. 洗钱
e. 信息安全
2. 有效的企业行为准则应有
企业行为准则应解释公司价值观的涵义并强化其在业务环境中的重要性。
公司价值观应尽可能与特定的准则条款相联系，并成为搭建实质性内容的框架。例如，如果「责任」是公司的核心价值之一，则它与规定每位员工需向管理层报告道德或法律违规的义务之准则关联。
a. 详细介绍公司的主要风险范畴
为了识别与商业活动和地区相关的风险，公司必须进行正式的风险评估。风险评估应包括内部和外部利益相关方的参与，并包括对主要人士的访谈和行业准则的基准研究以确定行业趋势。通过与同行业的准则进行基准对比，公司能够识别其现有准则的优势和劣势，或者为制定初份行为准则打好基础。
在对同行企业的行为准则进行基准研究时，一定要(a)评估每个准则中涵盖及未涵盖的主题，以及(b)注意每个公司如何分发、沟通、解释、支持及更新其准则的政策、措施和程序。
b. 涵盖法律和政策规定为了将适
用的法律条款整合到企业行为准则中，公司应该：
➢ 处理适用于公司的法律和政策要求。
如下：
• 海外反腐败法(Foreign Corrupt Practices Act, FCPA)
• 英国贿赂防治法
• 加州供应链透明度法案（见附录）
• 英国现代奴役法案（见附录）
• 中华人民共和国刑法
• 香港防止贿赂条例
• 其他适用的规定（如国际证券交易所上市标准和适用的本地和国际法律）。
➢ 在确定必要的规定时应考虑以下问题：
• 贵公司有否在已确定的高风险地区开展业务？
• 贵公司有否使用代理商、分销商、中介机构或独有的合作方协助运营？
• 贵公司有否与政府机构互动？
3. 企业行为准则中应有的政策管理信息
a. 企业行为准则的实行
为了实行企业行为准则，公司必须允许并鼓励员工参与，因为他们易于察觉可能违反公司道德规定的事件。为此，准则应明确规定以下事宜。
➢ 要求员工签署企业行为准则以确认其了解准则内容。
➢ 为使用举报程序者提供有效的指导性程序，包括：
• 内部或第三方管理的安全沟通渠道（例如电话号码或电子邮件地址）。
• 负责处理和回答询问或申诉的具体经理或职员（这对于规模越大的道德及合规部门越重要）。
• 保证任何真诚报告的匿名性或保密性和不报复性。
b. 针对公司特定员工人群的指引和通用的语言
企业行为准则应该针对公司，或更具体地针对员工而制定。准则应考虑到公司内的各种文化和通用的语言。透过通用易明的语言，并现实地处理公司的具体问题和答案以及具体情况，从而提高行为准则的普及性。
四、如何撰写可持续采购政策
1、为什么可持续采购重要？
可持续采购是...
”供应链可持续性是指一个公司在商品和服务的整个生命周期中，对环境、社会和经济影响的管理以及对实施良好治理的鼓励。它为所有将产品和服务推向市场的利益相关者创造、保护和发展长期的环境、社会和经济价值。”
联合国全球契约 (UNGC)和商务社会责任国际协会(BSR),“Supply Chain Sustainability: A Practical Guide for Continuous Improvement”1
供应链曾经只是公司经营的其中一个环节。现在，公司不再能够通过外包来逃避经营风险 – 供应链已成为公司企业社会责任的关键组成部分，同时也因其复杂性、缺乏透明度和不可预测性，而被商业领袖认为是最具挑战性的一项经营环节。公司在产品和服务的生产过程中对环境及相关人员所造成的重大影响，扮演至关重要的角色。
上述所有原因皆能节省成本和增加收入。一份来自世界经济论坛(World Economic Forum)的研究 “Beyond Supply Chains – Empowering Responsible Value Chains”指出，投入可持续供应链管理能使公司收入增长 5％ - 20％，成本降低 9％ -16％，品牌价值提升 15％ - 30％。
2、可持续采购政策为何重要？
政策是经过事先规划的行动方针，指导公司的日常运作以达到其设定的目标和指标。即使已经获得证书或已经采取相关措施，建立可持续采购政策对于推行可持续采购管理体系仍至关重要。透过环境政策，公司能向内部和外部利益相关方表明其将以负责任的方式管理其环境承诺。
3、案例分享
案例探究
供应链中的潜在风险取决于公司所采购物料的类型、来自何处和来自于谁。公司可以考虑供应链对环境和社会的影响。环境影响包括产品或服务对生态的所有影响；社会影响包括劳工和人权，以及产品生产和服务提供中所涉及的商业道德。通常，这两部分是互相关联及影响的。以下是来自不同行业的一些案例研究，以说明不同供应链中的风险。
1. 基本化学品制造商
公司从供应商处采购大量原材料进行生产，因此：
▪ 供应商如何提取或挖掘这些原材料？
▪ 供应商如何处理他们的废水？他们是否直接将废水排入当地供水系统？
▪ 如果公司正在销售产品给欧盟，那么供应商是否遵守欧盟化学品注册、评估、许可和限制(Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction ofChemicals, REACH)法规？
▪ 供应商是否有足够的個人保护装置供其工人？
▪ 供应商是否会在没有公平补偿的情况要求其工人下加班工作？
▪ 供应商是否通过非法手段获得合法采矿许可？
2. 纸制品印刷商或制造商
公司从供应商处采购大量木材或纸浆和墨水进行生产，因此：
▪ 供应商如何收获木材？哪一种的木材？
▪ 公司的客户对木材有什么要求, 以及原材料来源如何影响这些要求？
▪ 如果客户要求公司获得森林管理委员会(Forest Stewardship Council, FSC)或其他第三方认证，那么公司的供应商是否对其木材来源具有类似的认证？
▪ 供应商是否对工人进行了适当的安全培训？
3. 批发商
公司并不涉及生产过程，而是从供应商处采购所有产品并将其出售给客户，因此：
▪ 公司知道供应商在什么情况下生产这些产品？供应商工厂的工作条件如何？
▪ 供应商是否遵循责任商业联盟(Responsible Business Alliance, RBA)行为准则？
▪ 供应商是否非法处理及弃置处理他们的电子废料和电子废物？
▪ 公司是否购买可能含有“冲突矿物4”的产品以间接进一步资助非洲的暴力冲突？
4. IT顾问咨询
供应链影响主要来自办公设备和办公用品的采购决策，因此：
▪ 公司是否购买节能电脑以帮助减少碳足迹？
▪ 是否有选择绿色电力供应商
▪ 办公室用纸采购是否使用再生纸以减少原始森林木材的使用？
▪ 是否有使用用再生能源供电的外包数据中心？
▪ 外包数据中心是否向员工支付合理的工资？是否充分保障员工免受职业危害？
4、如何制定可持续采购政策？
按照这些步骤以有效地制定可持续采购政策：
1. 了解外部环境 | ▪ 了解现有的国际规范和当地法律，如联合国全球契约5和ISO / DIS 20400.2标准6 。 ▪ 了解行业惯例以及公司从全面的可持续采购系统中获得的市场优势。 |
2. 咨询利益相关者 | ▪ 咨询与采购相关的所有职能部门领导 (来自生产、研发、产品设计、业务战略等间接部门) 来讨论可持续采购目标 。 ▪ 与客户沟通，了解他们对公司的期望。 ▪ 与供应商交流，了解他们在发展可持续采购上的立场和能力。 ▪ 让公司领导认可可持续采购目标并激励采购之外的其他部门。 |
3. 定义范围和边界 | ▪ 公司如何组织其采购团队？根据地区性或采购材料种类组成？ |
4. 设定目标 | ▪ 设定理想的和现实的组织目标。 ▪ 绘制出目标对公司整体业务战略的贡献 (收入目标、市场份额等) ，以确定目标是否切实可行，及符合公司的业务需求。 ▪ 有定性目标很好，但定量目标为公司提供了可度量的目标，令公司更容易监控进度。 ▪ 基于全公司的宏观目标，制定可在不同职能范围内采取行动的微观目标，以便管理人员能够以具体的方式实施这些目标。例如： 1. 公司层级性目标：提高供应商对公司《可持续采购行为准则》的意识。 2. 阐述此目标背后的商业理由：降低供应商违反当地环 境和社会法律的可能性，减低扰乱供应链的影响。 3. 公司层级性定量目标：本年度参加公司可持续采购培 训的供应商的总数或比例。 4. 微观个人目标：为供应商关系经理或关键材料采购员设定本年度将参加可持续发展培训的供应商数量的目标。 |