实用指南: 文件指南 — 如何确保提供的支持性文件与评估相关

2022-07-25 11:42

   概览

      EcoVadis旨于评估公司的企业社会责任(CSR)管理体系的相关表现。

   我们的分析师会通过审阅问卷调查里所附的支持性文件对公司的CSR管理体系的相关表现进行评估。为准确评估,真实反映公司的CSR表现成绩, 关键步骤是上传能够反映公司CSR管理体系的相关文件。


支持性文件应该:

能够体现公司的CSR管理体系

与评估内容相关并且是完整的文件

与被评估范围相符


提供支持性文件

良好的企业社会责任管理体系EcoVadis旨于评估公司的企业社会责任(CSR)管理体系的相关表现。

文件举例参考:

CSR相关的措施文件

可持续发展报告

社会责任审计报告

HSE安全与健康报告

商业道德准则/经营行为规范

员工手册

认证(ISO14001,OHSAS18001或其它)

联合国全球契约进展情况通报

公司年度报告(内容需包含CSR管理信息)


提 示:

请注意:您必须上传相关文件来支持问卷调查中的答案!

每次评估您最多可以上传55个文件。

根据EcoVadis过往数以千计的评估经验,表现杰出的公司通常都会上传公司的综合性报告,例如可持续发展报告。

另外,得到高分的公司平均上传文件的数目在822个之间。

为了保证上传的文件能够更好的体现公司的CSR表现,请您优先上传重要的文件。另外,请避免重复上传同一文件。


文件规范


提供真实且可靠的文件是开展准确评估的关键因素。

符合EcoVadis规范的文件:

• 正式的文件:文件必须涵盖公司的名字、标志或公章, 实施日期和复查日期;

• 可信的文件:已被正式化且已在公司日常管理中使用;

• 真实的文件:已存在现有的管理体系中而且内容完整;

• 目的性明确的文件;

• 高质量的文件:对于目标受众/读者是容易理解的;

• 文件内容与行业实际相关, 并且针对可持续发展问题有作出说明


不符合EcoVadis规范的文件举例:

•单纯为了满足EcoVadis评估而创造的任何CSR承诺、行动或绩效反馈一律不被接纳。

•不合理大幅度的抄袭、引用其他机构或网上文件内容的合成文件一律不被接纳。

•直接回应或延伸问卷调查问题的文件。


文件准备

1、我们只能接受以下格式的文件:   .docx,   .doc,   .xls,   .xlsx,   .pdf,   .odt,   .ott,   .sxw,   .stw, .ods, .odp, .jpeg, .jpg, .png, .bmp, .txt, .html

2、文件大小:每份文件的大小不超过 30MB

3、有效期限:请提供时效以内最近更新的 文件 注:政策和措施的有效时间为8 年,绩效报告则为2年

注:请确保在本次上传或通过上轮评估继续沿用的文件仍在有效期内

4.语言:接受中文和其他任意语言文,件,请上传WORD等可编辑版本,即内容可以被直接复制和粘贴的文件。

5、文件数量:每轮评估不可上传超过55个文件。我们相信这个文件数量足以涵盖所有的CSR管理体系需要提交的内容。

注:不同文件不能被整合成一个文件,必须分开上传。


检阅文件的关联性

我们再次强调,支持性文件作为体现公司的CSR管理体系的信息,在评估中至关重要,请确保提供的资料与评估相关。

文件无法在评估过程中被采用的主要原因:

非相关文件

该文件无法体现或证明公司的CSR管理体系

A. 无法提供任何与CSR管理系统相关的资料, 或者提供的资料不符合EcoVadis的21条评估 标准;

B. 无法通过文件证明有架构的CSR管理系统 (例如:非正式的文件、文件没有公司盖章、公司 名称、实施或检阅复查日期、文件只有不完整 的资料、空白表格及(或)只有文件摘要等);

C. 有明显意图为EcoVadis评估而临时准备、 筹划、制作的文件,而文件本身不存在在公 司的CSR管理体系;

D. 与评估范围无关的CSR信息;

E. 过期文件。


无效文件

文件无法被打开处理

A. 文件无法被打开或者是属于非接受的格式;

B. 文件语言为非主